Intrainformación es a información lo que intranet es a Internet.

En otras palabras, cuando vayamos a documentarnos para algún proyecto, una fuente de información que frecuentemente pasamos por alto son aquellas fuentes que, a lo largo del tiempo, hemos ido reuniendo a nuestro alrededor. Antes de ir como locos a buscar por ahí fuera, recomiendo parar un momento, y buscar precisamente entre lo que ya tenemos. Nos podemos llevar muchas y agradables sorpresas.

Por ejemplo, actualmente me encuentro preparando unas tutorías sobre plan de empresa para la Deusto Business School, y revisando entre mis libros, CDs, PDFs y apuntes de multitud de cursos, he reunido una maravillosa cantidad de material de calidad sin necesidad de pelearme con un montón de nuevas (y desconocidas) páginas web o instituciones. Algunos de estos materiales se remontaban a 2002, y en aquel entonces no les di demasiada importancia, pero los dejé convenientemente archivados y accesibles para futura referencia. Pues bien, ha llegado dicho futuro, y ahora agradezco la inversión de orden y espacio que me ha permitido recuperarlos. De hecho, revisar mi material del año 2002 ha sido revelador, porque he encontrado soluciones a problemas de hoy que ya aplicaban en aquel entonces. A su valor intrínseco se ha añadido la perspetctiva que da el tiempo.

¿Cuáles son las fuentes que hay de “Intrainformación”? Os voy a hacer una lista de las que se me ocurren, organizadas por universos de información.

Universo físico

• Libros y revistas de tu biblioteca personal
• Libros y revistas de la biblioteca de tu empresa
• Apuntes, manuales y otros materiales de la carrera, cursos, másters, doctorado, seminarios y conferencias
• Folletos y catálogos recogidos en instituciones, ferias, otras empresas

Universo digital

• Tu disco duro. Es muy razonable tener todos tus archivos con información centralizados en un solo sitio con varias copias de respaldo (yo tengo 3, en mi ordenador personal, en el del trabajo, y en un disco duro portátil de 70 EUR.). Para localizarlos, me dan mejores resultados aplicaciones como Google Desktop en vez del buscador integrado en Windows Vista.
• Tus correos. Cada vez más mi correo se ha convertido en un archivo increíble de documentación, ademas asociada a un contexto (la conversación) en el que tenían sentido. Buscar ahí es encontrar textos valiosos en mis propios mails (por ejemplo, argumentos relacionados con un proyecto, que pusimos cuando escribimos el mensaje). También aparecen archivos que a lo mejor hemos perdido y que enviamos a cierta persona (de hecho, los archivos más valiosos suelen ser los que enviamos por correo, por ejemplo, un proyecto ya terminado). Y los correos guardar también sorpresas, como por ejemplo direcciones postales de gente con la que podríamos contactar (en las firmas), o números de móviles que un día nos pasaron y nunca apuntamos. Por esa razón, aunque tengas un correo corporativo, recomiendo que leas también tus correos en Gmail: no solo te hará una copia de seguridad automática de tu correo, y su interfaz web seguro que es mejor que el de tu empresa, lo bueno es que su buscador es infinitamente rápido para encontrar palabras clave dentro de sus correos (menos de un segundo frente al minuto que puede echar Outlook).
• Tus favoritos. Yo llevo en Internet desde el 96, lo que quiere decir que llevo 14 años acumulando direcciones de recursos que hay por la red. Antes lo hacía directamente en el navegador, y hace ya varios años que lo hago solo en Delicious. Te aseguro que no me acuerdo de todo lo que me guardé en Delicious hace 12 meses, pero su sistema de etiquetas me permite recuperar rápidamente webs que descubrí hace 4 años, que guardé por si acaso, y el “por si acaso” ha llegado ya. Yo acostumbro a etiquetar mis recursos por el lugar donde trabajaba cuando los encontré (aquí un ejemplo), y así no se me escapa ninguna y las localizo dentro de un contexto.
• Tus aplicaciones online. Uso Google Docs, Google Notebook, Evernote, y otras aplicaciones para ciertos proyectos. Cuando se acaban los proyectos la información sigue allí. No te olvides de consultarla.
• Tus DVDs, CDs y USBs. Si es posible, recomiendo guardarlo todo en un disco duro portátil, para buscarlo todo de una tacada. Pero seguro que también tienes una CDteca igual que una biblioteca, y en gigas y gigas de espacio lo mismo hay material del que te habías olvidado que tenías.

Personas

• Tus contactos por correo electrónico. Ya he hablado antes del tema, pero seguro que puedes solicitar información no a tus contactos habituales si no con gente con la que intercambiaste mails hace tiempo y de la que ya no te acuerdas. Busca palabras clave y seguro que surge una persona ya olvidada.
• Tus contactos en redes sociales. Con el tiempo, he construido en LinkedIn o Facebook redes de ciento y pico contactos. Seguro que con algunos interactué brevemente hace algún tiempo. Acudir a ellos, en vez de buscar gente nueva, es una estrategia genial.
• Tu agenda del móvil, en papel, en Google. Y no solo contactos profesionales y los compañeros del trabajo: también vale familia, amigos, y gente menos evidente como compañeros de cursos o universidad, e incluso antiguos profesores.

Tres consejos más

• Acóstumbrate a organizar tu archivo. “Viste” mucho tener la mesa llena de papeles, pero cuando dejen de tener su función, es mejor usar cajas de archivo para guardarlos en la estantería. Dentro de las cajas, organizar todo por carpetas facilitará mucho su recuperación en el futuro. Esta política también sirve para tu disco duro, porque muchas veces abres un directorio y encuentras dentro cosas que olvidaste que tenías.
• Deriva todo lo que puedas a la nube. En los últimos años, como seguro que os pasa a vosotros, mi vida está online. Tener el correo en Gmail o los favoritos en Delicious me aseguran acceso universal a mi información, desde cualquier ordenador. Aunque es recomendable tener copias de respaldo en el disco duro, deriva todo lo que puedas a aplicaciones online, que además indexan la información maravillosamente bien.
• Cuando explores personas, no te olvides nunca de que te den más contactos a los que puedas acudir de su parte. Este el valor de tener una agenda propia. Conseguirás mejor información si recurres a contactos propios, por mucho que hagas que ya no hablas con ellos, que si te lanzas como loco a buscar gente desconocida para informarte.

Espero que con esto os hayáis percatado del poder de la intrainformación.

¿Tienes más fuentes de intrainformación que se me hayan pasado? Añádelas en los comentarios.

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